Productividad y bienestar con Calendar, Gmail y Meet

10/13/21
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Todo reto tecnológico que ha afrontado el ser humano siempre ha acarreado ventajas y desventajas, pero al final, todo se limita a la adecuada utilización de los recursos y herramientas que proveen la nueva tecnología. Es por eso que en este post, hablaremos de cómo lograr que Google Workspace se convierta en una fuente de productividad y bienestar para los amantes de la plataforma, optimizando el uso de tres de las herramientas que vienen con ella: Calendar, Gmail y Meet.

Reinventa tu tiempo y tu calendario

 

Para lograrlo, se debe reconsiderar el uso del tiempo de trabajo y tomar el control de su horario laboral. Para ello debe trabajar en 6 cosas.

  • Comprender su ritmo de trabajo natural. Es vital comprender nuestros ciclos de mayor energía y los momentos en los que necesitamos un descanso.
  • Bloquear las horas pico. Por lo menos, 2 o 3 veces por semana, dediquese en esas horas pico a actividades que requieran análisis, enfoques profundos o revisión de estrategias.
  • Planifique y tematice su día. Pregúntese. ¿Qué actividades tienen más sentido en qué días y a qué horas? ¿Qué tipo de actividades colaborativas debería de programar en la oficina y cuales en su casa? Planificar con base en estas preguntas le permitirá aportar más al crecimiento de la empresa y será más productivo.
  • Evite hacer las tareas pequeñas de primero cada día. Las tareas que requieren menor esfuerzo o concentración, no deberían programarse para el inicio del día.
  • Minimice los cambios de contexto. Evite saltar de una labor a otra muchas veces durante el día.
  • Comprometer el plan en papel. Elabore una plantilla como un programa de actividades diarias y semanal.

Transformando su bandeja de entrada

A continuación, 10 tips para mejorar su productividad en gmail.

  • Reduzca las notificaciones.
  • Responda los correos electrónicos dentro de las 24 horas siguientes, incluso si es para registrarse.
  • Cierre su correo electrónico 1 o 2 veces al día.
  • No haga clic en un mismo correo electrónico más de dos veces.
  • Haga que clasificar, leer y responder correos electrónicos sean actividades separadas.
  • Conserve los correos electrónicos que requieren acción; de lo contrario, archívelos o elimínelos.
  • Omita algunos correos electrónicos.
  • No mezcle sus correos electrónicos leídos y no leídos.
  • No haga clic en un mismo correo electrónico más de dos veces.
  • Manténgase enfocado manteniendo los nuevos correos electrónicos fuera de la vista:
  • Busque para encontrar lo que necesita.

Hacer que las reuniones sean más significativas

A continuación daremos 11 consejos para lograr que sus reuniones por Google Meet sean más significativas.

  • Programe juiciosamente: pregúntese si la reunión es necesaria de verdad o puede lograr los mismos objetivos por otros medios.
  • Invite solo a las personas adecuadas y acepte solo las invitaciones adecuadas: investigaciones serias revelan que la participación de más de 7 personas reduce la efectividad en la toma de decisiones en un 10%.
  • Envía una agenda cada vez: programar una agenda significativa le ayudará a tener reuniones productivas.
  • Delegue la administración de la reunión: un asistente que controle la reunión le permitirá hablar de manera más fluida y evitará distracciones innecesarias.
  • Haga que la gente entre en calor: iniciar la reunión con algo llamativo alentará la puntualidad y captará la atención de los asistentes.
  • Toma notas de ejecución: ir tomando notas de las reuniones le ayudará a que las personas se mantengan conectadas y mantendrá la coherencia de la reunión.
  • Retengan algo cada 15 minutos: destacar, por lo menos cada 15 minutos, los puntos destacados de la reunión.
  • Mantenga a todos comprometidos: de vez en cuando haga preguntas a algunos de los asistentes que los involucren específicamente.
  • Haga un seguimiento: después de la reunión, haga un seguimiento de las tareas comprometidas y evalúe los resultados a corto, mediano y largo plazo, si es necesario.
  • Solicite retroalimentación: si la reunión es periódica, solicite comentarios, sugerencias o haga encuestas para saber si debe mejorar la temática o el método de la reunión.
  • Piense en las reuniones en términos de equidad de colaboración: las reuniones deben significar algo para todos los que asistan y todos deben sentir que su aporte es significativo.

 

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