Cómo hemos venido hablando en otros artículos, la productividad es fundamental en la estrategia de funcionalidad de las aplicaciones y Google Workspace. Es por eso que dedicaremos este artículo a hablar de una herramienta que aumenta en gran manera la productividad de los equipos de trabajo de los usuarios: unidades compartidas.

¿Qué son?

Espacios compartidos donde los equipos pueden guardar archivos comunes, buscarlos y acceder a ellos fácilmente con cualquier dispositivo. Estos espacios pertenecen al equipo de trabajo no a las unidades individuales de los usuarios. Por lo tanto, si un miembro del equipo se retira del proyecto o es reemplazado, los archivos permanecerán en la unidad y el trabajo no se verá afectado. Debido a esta características, han sido pensadas para empresas con una infraestructura que requiera su uso, por eso, solo están disponibles a partir de la versión paga de Google Workspace Business Standard.

¿Cuándo usarlas?

Existen muchas diferencias entre Mi unidad y las unidades compartidas. Debido a ello a continuación enumeramos algunas situaciones en las que sería útil usarlas para usarlas.

• Estás trabajando en un proyecto o evento concreto con un grupo de personas y todos necesitáis acceder a los mismos archivos.
• Compartes la mayoría de tus archivos con el mismo grupo de personas.
• Tus archivos tratan sobre un mismo tema.
• El contenido que quieres almacenar no es de carácter personal y sí de interés para un grupo o equipo concretos.

Los usos más habituales para usar las unidades compartidas son:

• Proyectos: casos en los que distintas personas van a colaborar en un mismo proyecto.
• Eventos: casos en los que distintas personas van a trabajar durante un periodo de tiempo determinado en un evento o en una entrega.
• Plantillas: para compartir archivos que se pueden copiar y reutilizar.
• Archivos de toda la organización: para compartir archivos a los que todos los usuarios necesitan acceder, como archivos de recursos de formación.
• Archivos sensibles: para almacenar archivos extremadamente sensibles a los que se quiere añadir un nivel extra de seguridad para limitar el acceso.

¿Por qué usarlas?

Ante todo, porque son importantes dentro de la transformación digital que están logrando las empresas actualmente. El uso de esta herramienta permitirá a los miembros de los diferentes equipos de trabajo ser más productivos. Con su uso se puede evitar tener diversas versiones de un mismo archivo, ya que se pueden mover los archivos sin necesidad de hacer copias de ello y todos los miembros tendrán acceso al mismo archivo.

Adicionalmente, las unidades compartidas pueden ser administradas y gestionadas a nivel de organización, lo que permite tener un control total sobre los archivos que se encuentran en determinada unidad y sobre los usuarios que tienen acceso a ellos, quién y cómo puede eliminarlos o compartirlos, y especificar cómo pueden editar los archivos tanto los usuarios internos o externos a Google o de la organización.

Las unidades compartidas de Google Drive son, en definitiva, otro gran aporte de Google Workspace en el tema de la productividad por la que tanto se aboga hoy en día. Si desea ayuda con este tema o cualquier otro relacionado con Google Workspace, recuerde que ITPROF como Google Cloud Partner está preparado para ayudarle.

ITPROF puede ayudar a su organización a maximizar o transformar la forma en que trabajan sus colaboradores. Puede solicitar 30 días de prueba gratuita con nosotros para que deguste las bondades de las unidades compartidas de Google Drive. Si necesita ayuda, no dude en consultarnos o suscribirte en el formulario abajo.

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