En el estudio que Google encargó a Forrester se reveló que los usuarios de Google Workspace ahorraron 171 horas por usuario al año, lo que equivale a unos 21 días por usuario al año. El tiempo que se gasta en ciertas labores mecánicas y repetitivas, afectan significativamente la productividad.

En esta entrada les mostraremos 4 trucos para mejorar significativamente la productividad en Gmail: organizar, programar, agrupar y prever.

Organizar

Organizando su bandeja de correos electrónicos ahorrará mucho tiempo a la hora de buscar correos electrónicos. Las etiquetas, entre otros elementos, que en el argot común al trabajar en nuestros dispositivos se pueden entender también cómo carpetas, aunque no son exactamente lo mismo, sirven para este cometido.

Existen tres grupos de etiquetas en Gmail. Las siguientes imágenes muestran estos grupos, los cuales hallamos en la configuración de Gmail.

Etiquetas del sistema

Categorías

Etiquetas personalizadas

Con este etiquetado, el usuario podrá organizar todos los correos que le envían. Las etiquetas, que dicho sea de paso y siendo sinceros, muy pocos usamos, resultan ser un potente recurso para encontrar más rápido la información que nos han enviado.

Parte de ese etiquetado ya está automatizado en Gmail. Tal es el caso de los correos que recibimos y enviamos. Bajo las etiquetas de Recibido y Enviado, Gmail coloca los correos respectivos según lo indica el nombre de cada etiqueta. Así mismo ocurre con todas las etiquetas pertenecientes a los grupos Etiquetas del sistema y Categorías. Gmail está programado para que según algunos parámetros cada correo sea etiquetado con alguna perteneciente a alguno de estos dos grupos. Claro, este etiquetado también se puede personalizar.

Lo que hace a este sistema muy potente, es que podemos crear nuestras propias etiquetas con los nombres que queramos. Así, cuando queramos que los correos de uno o ciertos destinatarios siempre lleguen bajo alguna etiqueta en particular y encontrarlos fácilmente, esta opción nos lo permitirá hacer.

Las etiquetas entonces le permitirán organizar mejor sus correos electrónicos y le ahorrará mucho tiempo al buscar la información que necesita.

Programar

Cuando por motivos de ausencia, vacacionales, cruce de horarios y otros, no podamos o no queramos enviar algún mensaje; existe la opción de programar el envío de emails en el día, hora y fecha requerida.

Esta opción, Programar envío, aparece cuando cliqueamos o pulsamos en el botón enviar que aparece en la zona inferior izquierda de la ventana de Mensaje nuevo. La siguiente imagen muestra dónde encontrar esta opción.

¿Sabía de esta opción para programar en diversas situaciones el envío de sus correos electrónicos? No funciona solo para meros caprichos, muchos usuarios que saben usar este recurso han visto el potencial a la hora de programar campañas publicitarias, confirmación de asistencias a reuniones o pagos de facturas, respuestas a correos importantes y muchas otras circunstancias bajo las cuales nos viéramos en la necesidad de utilizar este recurso.

Agrupar

A veces necesitamos enviar un mismo mensaje a un grupo de personas de nuestra organización o a personal externo. Ahí es donde entra en juego la capacidad de Gmail de integrarse con otras aplicaciones de Google Workspace. En este caso, trabajar en llave con la aplicación Contactos, suele ser muy útil.

Se puede ahorrar tiempo al enviar un correo a un grupo de personas, especialmente cuando se hace de manera frecuente y repetitiva, con la opción de etiquetas de contacto. Esto se logra directamente en la aplicación Contactos de Google Workspace. La siguiente imagen muestra donde se hallan estas etiquetas de contacto.

Creando etiquetas y agrupando contactos bajo la etiqueta respectiva, ahorrará tiempo cuando requiera enviar un correo electrónico a varias personas.

¿Cómo se explota este recurso? En la ventana de mensaje nuevo, cuando usted vaya a redactar un email, dando clic o presionando en la opción para, le permitirá anexar no un contacto, si no la etiqueta, entonces aparecerán todos los contactos etiquetados bajo ese nombre de etiqueta; como se muestra a continuación.

Esta ventana abre cuando cliqueamos o presionamos en la opción Para en la ventana de redacción del mensaje. Si anexamos la etiqueta, todos los contactos se sumarán a los contactos que recibirán el correo.

De esta manera, se ahorra mucho tiempo en la búsqueda de contactos, especialmente cuando esta labor es frecuente y repetitiva.

Prever

En otras ocasiones, necesitamos responder un mensaje cada vez que nos llegue algún correo de manera automática, o necesitamos estar enviando el mismo mensaje a diferentes destinatarios. Para ello, Gmail cuenta con la opción de crear plantillas, respuestas automáticas y firmas digitales, recursos que nos ayudan a ahorrar tiempo evitando estar escribiendo una y otra vez los mismos mensajes.

• Plantillas: se pueden crear plantillas que, comparativamente hablando, son modelos de correos electrónicos que con solo añadir la plantilla no tenemos la necesidad de escribir todo el mensaje. Muy útil cuando lo que vamos a escribir siempre es lo mismo. En publicidad, informes y otras opciones, este recurso resulta muy útil.
• Respuestas automáticas: en la opción de configuración de Gmail, bajo la pestaña General se pueden activar las respuestas automáticas. Este recurso es muy útil cuando necesitamos que quienes nos contactan reciban una respuesta automática al correo que nos envió. También muy útil como herramienta publicitaria, para informar los datos de contacto u otros datos que quisiéramos enviar a nuestros contactos.
• Firmas digitales: un recurso muy útil para que todos nuestros correos corporativos, incluso, hasta los personales; vayan siempre con un pie de página informando acerca de nuestro negocio o de nosotros; son las firmas digitales. Incluso, se puede configurar para que la firma digital siempre se anexe en todos nuestros correos electrónicos. Pero podríamos tener diseñadas varias firmas digitales y reemplazarlas en caso de necesidad. En uno u otro caso, siempre estaríamos ahorrando tiempo de escritura.

Claro está, se requiere un poco de esfuerzo para aprender a trabajar y configurar todas estas opciones. Pero bien vale la pena. Ya Google ha puesto a disposición del usuario estas herramientas se requiere que los usuarios pongan de su parte para potencializar Google Workspace y lograr la transformación digital en los equipos de trabajo. ¡Ahorre tiempo! Organice, programe, agrupe y prevea.

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